Senegal: Finance and Operations Manager, West Africa

Organization: The Brooke Hospital for Animals
Country: Senegal
Closing date: 08 Jan 2017

Gestion Financière du Bureau Afrique de l’Ouest de Brooke

  • Être responsable de la mise en place de structures et systèmes financiers de Brooke Afrique de l’Ouest, dont l’ouverture des comptes bancaires, la mise sur pied de systèmes financiers et l’adaptation des politiques et procédures de finances aux exigences légales et au contexte de travail au Sénégal
  • Assurer que des procédures financières internes robustes, systèmes, politiques et contrôles sont mis en place, appliqués et respectés par tous les employés de Brooke dans la région ouest africaine
  • Passer en revue et mettre à jour régulièrement l’ensemble des processus et politiques financières pour s’assurer que les systèmes sont adaptés à l’usage et qu’ils sont conformes aux Normes Financières Minimales de Brooke
  • S’assurer que tous les paiements sont dûment autorisés conformément aux niveaux d’autorisation désignés et au régime de délégation du Bureau Afrique de l’Ouest
  • Orienter et apporter un soutien financier à l’équipe de direction régionale de Brooke Afrique de l’Ouest, sur toutes les questions financières
  • En tant que membre de l’équipe de direction régionale, prendre un rôle de premier plan sur la planification, la prévision, la budgétisation, la production de rapport financier et la maintenance des systèmes financiers
  • Être responsable de la soumission opportune des rapports financiers, s’assurer que le processus d’approbation pour le Sénégal, la région et le siège ont été suivis
  • Surveiller et contrôler les comptes de bilan et gérer les procédures de fin de mois
  • Gérer en temps utile, de manière précise & systématique la paie et le paiement des impôts sur revenu pour tous le personnel recruté sur le plan national
  • Assurer le respect des exigences qu’elles soient financières ou autres de Brooke et le cas échéant, des donateurs

Trésorerie

  • Coordonner et maintenir un système de prévision de trésorerie pour s’assurer que des fonds suffisants sont disponible pour répondre aux exigences de travail des programmes
  • S’assurer que les paiements sont effectués de manière sécurisée et en temps opportun, aux partenaires à travers toutes les opérations sur l’étendue du territoire national.
  • S’assurer de la sécurité de la trésorerie, conformément aux niveaux d’assurance et veiller à ce que les liquidités gardées dans le Bureau Afrique de l’Ouest ne dépassent pas les limites, conformément au manuel des finances de BAO

Audit et comptes statutaires

  • Préparer les comptes annuels statutaires, s’assurer qu’ils répondent à toutes les exigences légales & comptables
  • Gérer les relations avec les commissaires aux comptes externes et avec l’équipe de Finances de Brooke siège pour s’assurer que les audits se font de manière efficace et en temps opportun
  • Se charger de la compilation et de la soumission de tous les documents comptables et budgétaires requis par les structures étatiques du Sénégal, tels que, les comptes annuels etc.

Gestion du budget

  • Préparer les budgets, les amendements et les prévisions en collaboration avec le Représentant Régional et d’autres membres de l’équipe du Bureau Afrique de l’Ouest
  • Développer des outils financiers et de rapportage appropriés et fournir des informations opportunes et appropriées, dont les comptes de gestion aux fins de prise de décision efficace
  • Calculer et superviser le coût mensuel des véhicules (consommation de carburant, réparations) et les frais de communications (téléphone, e-mail, Internet)

Gestion du risque

  • Maintenir le Registre des risques du Bureau Afrique de l’Ouest de Brooke s’assurant qu’il est revu et mis à jour chaque année par l’équipe BAO.
  • Assurer une bonne compréhension des risques financiers et mettre sur pied des mesures d’atténuation appropriées et des mécanismes de contrôle

Respect de la Loi

  • S’assurer que toutes les exigences légales du pays sont satisfaites, y compris l’enregistrement annuel et le renouvellement ; toutes déclarations requises à l’endroit des structures étatiques; et le respect des Codes et de la législation sur l’emploi, de la législation fiscale et de tout autres cadres juridiques pertinents, tels que le Plan d’Investissement
  • Aider à la sélection et la nomination des conseillers juridiques et suivre l’absorption et le coût d’avance sur honoraires

Appui et suivi des Partenaires

  • Être responsable de l’évaluation de la capacité de gestion financière des partenaires locaux potentiels et conseiller/appuyer selon les besoins
  • Aider les gestionnaires de budget des partenaires dans l’élaboration de leurs budgets, assurer que les modèles et conditions de budgétisation de Brooke sont respectés
  • Réviser et consolider tous les budgets avant tout envoie au siège
  • Régulièrement contrôler les dépenses contre les budgets approuvés et signaler tous problèmes existants ou potentiels à l’équipe du Programme.
  • Proposer des mesures correctives pour s’assurer que les dépassements ou sous utilisations budgétaires sont réglés
  • Aider les gestionnaires de budget dans la préparation de budgets et la préparation des rapports financiers conformément aux procédures de Brooke
  • Analyser les lacunes et faiblesses et organiser des formations de renforcement de capacités appropriées sur divers aspects de gestion et de contrôle financier
  • Aider l’équipe du programme et les partenaires dans la conception, l’appui et le suivi d’activités génératrice de revenus et/ou des composantes de la micro-finance dans les programmes financés par Brooke, assurant les fonds sont utilisés pour des objectifs spécifiques et convenus en relation avec le bien-être des animaux
  • Organiser périodiquement et appuyer le suivi financier des partenaires avec des recommandations concertées et appui à leur opérationnalisation

Administration et gestion des ressources humaines

  • Appuyer le Représentant Régional à recruter du personnel de qualité et à développer les conditions idoines pour la motivation, le travail efficace, le développement professionnel et la rétention du staff
  • Recruter et gérer un personnel administratif et financier pour le programme et développer les capacités de gestion financière du personnel tout au long du programme.
  • Superviser la fonction RH au sein du Bureau régional pour assurer de saines politiques et procédures de ressources humaines dans le pays qui respectent la politique RH de Brooke et les Normes Minimales de Brooke en matière de Ressources Humaines, la législation du travail locale et les bonnes pratiques, et qui promeut les valeurs organisationnelles de Brooke
  • Superviser la mise en œuvre du Manuel des Ressources Humaines de Brooke Afrique de l’Ouest et veiller à ce qu’il soit compris et appliquer pour tour le personne
  • S’assurer que les systèmes d’évaluation sont en places et que tous les employés sont évalués chaque année;
  • Être proactif dans l’identification des questions relatives aux relations du personnel et conseiller l’équipe de Direction pour à toute difficulté Assurer la supervision adéquate des besoins administratifs du personnel y compris les réservations de vol, l’obtention de documentation juridique, les congés annuels, les congés de maladie et les congés compensatoires
  • Assurer une classification confidentielle, précise et en toute sécurité de tous les dossiers RH du personnel (p. ex. contrats, dossiers de congés, de bulletins de salaire etc.)
  • Assurer un entretien confidentiel, précis et stockage en toute sécurité de tout le personnel HR enregistrements (par exemple les contrats, les descriptions de poste laissent records, histoire de salaire etc..).

Gestion des Opérations & de l’administration

  • Agir en tant que chargé de la sécurité du Bureau Afrique de l’Ouest et être au-devant de la gestion sécuritaire, ce qui implique un examen régulier & mise à jour du plan de gestion de la sécurité, des procédures d’exploitation de sécurité et les rapports d’incidents
  • S’assurer que les locaux sont bien entretenus et fonctionnels et que le Bureau Afrique de l’Ouest a des contrats de location et de prestations de service appropriés
  • Assurer une bonne gestion des immobilisations, y compris le maintien de l’inventaire, la vérification physique des immobilisations et des cessions d’actifs
  • Superviser l’identification des besoins en technologie du bureau et la maintenance des équipements, logiciels et systèmes
  • Maintenir un système de fournitures de bureau – achat, répartition et suivi
  • Superviser et/ou préparer les ordres de mission, avec justification, coûts et autorisation appropriés
  • Veiller à ce que l’équipe BAO respecte le système central de classement ; assurer l’utilisation cohérente et l’archivage adéquat de documents administratifs, financiers et de ressources humaines
  • Représenter Brooke lors de réunions sur des questions administratives telles que les barèmes de traitement sur le plan national, des services communs, les locaux etc..

Coordination et Communication

  • Assurer un niveau élevé de flux d’information, en direction du Représentant Régional, du Chargé de Programme et de l’équipe au siège, qui facilite le travail de Brooke dans la collecte de fonds, le plaidoyer etc.
  • Agir en tant que premier point de contact sur les questions financières, opérationnelles, RH et administratives pour les partenaires dans la région
  • Etre attentif à toute situation ou incidents d’ordre sécuritaire, économique, politique et social sur le plan national et régional qui pourraient affecter les opérations de Brooke et s’assurer que ceux-ci sont communiqués au Représentant Régional
  • Maintenir une communication régulière et ouverte avec la Représentante Régionale, tous les partenaires et le personnel du bureau régional et les collègues du siège
  • Conformément aux directives du Représentant Régional, faciliter les visites des partenaires et du personnel de Brooke siège et s’assurer que toute la logistique nécessaire est en place
  • Avec le Représentant Régional et le Chargé de Programmes, assurer une communication régulière et mise à jour des informations sur les programmes Brooke aux entités étatiques compétentes

How to apply:

Le Descriptif de Poste, le formulaire de Candidature et les instructions pour postuler en ligne sont disponibles sur: http://www.thebrookesenegal.org

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