Chargé de finance – Bangui

By adrien

Description du poste (profil):
1. Préparation du budget et vérification des contratsa. Sur demande du CFM, préparer les budgets en recueillant les informations des départements concernés pour consolider les budgets des propositions de projets en ligne avec les besoins du projet/mission et les contraintes des bailleurs ; proposer un programme adapté et des budgets d’appui comprenant les plans d’investissement de la mission en lien étroit avec la coordination pays. S’assurer de la faisabilité financière des projets, en respectant les règles et les délais d’ACTED et des bailleurs.b. Quand un nouveau contrat d’un bailleur est reçu, préparer une fiche sur le contrat clarifiant toutes les règles financières applicables pour validation du CFM (éligibilité, flexibilité, etc…) en lien avec le plan MIAOUHc. Avant la signature d’un accord entre ACTED et un partenaire de mise en oeuvre :Soutenir le processus de consolidation du cadre d’évaluation des Due Diligence IPSoutenir le CFM dans la préparation du MoU (en lien avec le plan MIAOUH)2. Mise en place et suivi des outils financiers2.1 Consolidation et révision mensuelles des TITANICa. Flux comptables (le 15 de chaque mois et sur demande) : aider à la révision et au processus de consolidation de PRATIC1. Vérifier que les espèces et les équilibres bancaires dans SAGA correspondent au livre de comptes, aux relevés bancaires et aux espèces réellement dans le coffre. En cas de différence, identifier les raisons de cet écart et le corriger.2. S’assurer que les flux sont bien identifiés et référencés.3. Vérifier les taux d’avances et de prêts ouverts et évaluer le risque pour ACTED s’il existe.4. Recouper les tableaux des taux de changes Infoeuro avec SAGA.5. Analyser les gains ou pertes de taux de change, effectuer des études bancaires sur demande du CFM pour optimiser les opérations de change.6. S’assurer que les informations financières des formulaires de sortie des employés quittant l’organisation correspondent aux données comptables (SAGA) et que les avances sont clôturées au moins 5 jours avant le départ de l’employé de l’organisation.b. Analyse des coûts (entre le 10 et le 15 de chaque mois et sur demande)1. Mettre à jour les outils de suivi des frais de fonctionnement et effectuer des études de marchés sur demande du CFM.2. Mettre à jour les tableaux d’allocation (mensuellement et en cas de signature de nouveau contrat)3. Mettre à jour les outils de suivi ACT et suggérer de potentielles re-allocations au CFM.4. Sur demande, présenter une analyse des couts de la mission au CFM et CD pour aider au processus de prise de décision.c. Allocations (entre le 10 et le 15 de chaque mois et sur demande)1. Faire le suivi des allocations des ressources d’ACTED par projet à l’échelle du pays.2. Sur demande, présenter un memo sur les allocations des ressources de la mission au CFM.d. Contrôle du budget et de la structure de financement (entre le 10 et le 15 de chaque mois et sur demande)1. Mettre à jour mensuellement les BFU, CFU, DFU et les communiquer au CFM pour validation.2. Fournir une analyse des ressources d’ACTED pouvant être subventionnées avec de nouvelles propositions.3. Identifier les lacunes et risques pour les financementse. Préparation du paiement des salaires des staffs (entre le 25 et le 30 de chaque mois)S’assurer de la cohérence entre les données financières, le tableau de suivi des employés, les tableaux d’allocations des employés et SAGA. Informer le CFM de tout écart.2.2 Préparation et soutien du reporting financiera. Le 5 de chaque mois, contrôler que les informations financières des bases sont exactes, complètes et soumises à temps pour les clôtures mensuelles et annuelles.b. S’assurer de la préparation des rapports financiers pour les bailleurs, recouper les tableaux d’allocation avec les rapports financiers et mettre à jour les tableaux d’allocation en fonction, si besoin.c. Planifier, consolider, élaborer et vérifier avec le Département Développement de projets les rapports financiers quand c’est demandé (ad hoc, intermédiaires et finaux) en respectant les délais contractuels et les règles telles que la flexibilité, l’éligibilité et les périodes de liquidation etc…d. Suivre les paiements des bailleurs et les clôtures de projet financier (liquidation du contrat)e. Assurer la vérification et le contrôle de la documentation et des rapports financiers des partenaires.f. Pour chaque rapport de partenaire reçu, vérifier la documentation papier et sa cohérence avec le registre comptable, vérifier l’attribution des dépensesg. Vérifier que les dépenses des partenaires sont correctement enregistrées dans SAGA.3. Participation au processus de clôture comptable semestrielle et annuellea. Sous la supervision du CFM, aider à la préparation des clôtures V1 (PRATIC: Mise à jour et enregistrement des avances, transferts, changes, contrôle des versements locaux) pour garantir que les flux sont clôturés en temps voulub. Sous la supervision du CFM, contribuer à la préparation des clôtures V2 (ATROCE: rapports finaux, contrôle des allocations SAGA, re-allocations, versements des donateurs et suivi de trésorerie, révision ACT) pour assurer un gel en douceur des comptes.4. Formation et renforcement des compétencesa. Assurer la formation du staff finance capitale et base sur les procédures et outils FLAT d’ACTED.b. Apporter un soutien aux équipes Finances et Administration dans la maîtrise des documents financiers, logiciel de comptabilité SAGA :Contribuer au renforcement de l’efficience globale des équipesFaire des formations de gestion financière aux partenaires locaux

Qualifications:
– Msc en Management, business – Expérience en finance / compta- Capacité à prendre des responsabilités et à gérer le stress- Excellent qualités de communication, inclus d’excellentes qualités rédactionnelles en français

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