Haiti: Gestionnaire de Projet en Maintenance Hospitalière.

Organization: UNOPS
Country: Haiti
Closing date: 17 Jan 2018

Functional Responsibilities

Dans le cadre du projet d’amélioration et renforcement du secteur de la santé en Haiti financé par le Ministère de la Santé du Brésil, et dans le but d’assister le MSPP dans la maintenance des trois Hopitaux Communauraires de Réfèrence (HCR) et de l’Institut Haitien de Rehabilitation (IHR), l’UNOPS entend mettre en œuvre un projet de renforcement des capacités liées à la maintenance et à l’exploitation de ces infrastructures. Les objectifs d’une telle approche seront (1) d’optimiser les opérations de ces établissements et actifs sanitaires, et (2) d’établir des capacités durables au sein des unités de maintenance du MSPP, (3) de garantir l’offre de services médicaux à la population locale et (4) mettre en place un plan de transfert progressif pour que les quatre institutions deviennent sous le contrôle total et le soutien financier du MSPP.

Gestion des parties prenantes :

  • Établir une excellente relation avec le comité de pilotage (directeur de projet, responsable des utilisateurs, responsable des fournisseurs), le client et les principales parties prenantes.
  • Gérer les communications, s’assurer que les parties prenantes sont informées des activités du projet, de sa progression et de ses situations d’exception et veiller à ce qu’elles soient aptes à recevoir les produits.
  • Conseiller le client sur des questions pouvant avoir une incidence sur la réalisation de ses objectifs (notamment les questions liées à la durabilité ou à des exigences survenant après la clôture du projet, telles que l’entretien des produits).
  • Gérer le flux d’informations entre le comité de pilotage/directeur du centre d’opérations et le personnel de projet.

Performance et résultats :

  • Développer et maintenir les plans des projets
  • Mettre en œuvre les plans de projet approuvés (notamment les échéanciers prévus) sans dépasser les seuils de tolérance établis par le comité de pilotage du (des) projet(s).
  • Prendre en compte la durabilité dans le cadre des projets, notamment les aspects sociaux, d’égalité hommes-femmes, environnementaux et économiques.
  • Gérer la production des produits requis, en assumant la responsabilité de la progression des activités, de l’utilisation des ressources et en adoptant, le cas échéant, des mesures correctives.
  • Être en relation constante avec les fournisseurs externes ou les gestionnaires de comptes.
  • Autoriser les lots de travaux.
  • Informer le comité de pilotage et le directeur du centre d’opérations de tout écart par rapport au plan.
  • Identifier et gérer les risques afin d’assurer aux clients et autres parties prenantes les meilleurs résultats possibles.
  • Gérer et évaluer la qualité des produits et s’assurer qu’ils sont acceptés par le client.
  • Surveiller et évaluer les performances des fournisseurs de services.
  • Identifier les opportunités d’activités de l’UNOPS et en informer son supérieur hiérarchique.
  • Identifier les risques liés au cas d’affaire interne de l’UNOPS et en informer son supérieur hiérarchique.

Procédures :

  • Respecter les instructions relatives à la gestion du cycle de vie du projet et s’assurer du respect de toutes les politiques organisationnelles (Directives organisationnelles [DO] et Instructions administratives [IA]).
  • Élaborer/adapter les plans suivants et les faire approuver par le comité de pilotage : i) documents d’initialisation du projet ; et ii) plans de séquence/plans d’exception et descriptions de produit pertinentes.
  • Rédiger les rapports suivants :

i. Rapports des points clés

ii. Rapports de fin de séquence

iii. Liste de vérification de clôture du projet

iv. Rapport de fin de projet

v. Rapport de livraison des produits

  • Gérer les dossiers suivants : i) dossier électronique (dossier bleu) ; ii) dossiers relatifs aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences des groupes respectifs et de la DO 12.
  • S’assurer que toutes les dépenses sont conformes au Règlement financier et aux règles de gestion financière de l’UNOPS.
  • Gérer les budgets, la trésorerie et les obligations afin d’assurer que les livrables sont respectés et que les paiements aux prestataires et au personnel sont effectués à temps.
  • Comprendre et gérer les coûts indirects, les coûts imputables et autres frais d’opération en lien avec le projet.
  • Comprendre la structure spécifique à l’ONU et planifier adéquatement le budget lié aux frais de personnel.
  • Gérer les dépenses inscrites au budget et en assumer la responsabilité (à l’aide de rapports financiers précis).
  • Si le chef de projet n’est pas investi d’une délégation de pouvoir lui permettant d’engager des ressources, il conserve ces mêmes responsabilités et doit charger d’autres personnes d’engager les ressources et d’effectuer les décaissements nécessaires, sous sa supervision.

Gestion des connaissances :

  • Intervenir au sein des Communautés de pratique concernées.
  • Collaborer activement avec d’autres chefs de projet et la communauté de la gestion de projets afin de partager des études de cas, des enseignements et des meilleures pratiques à l’aide de la base de connaissances.
  • Fournir des commentaires aux directeurs des différents groupes sur les politiques et favoriser ainsi l’amélioration continue des politiques de l’UNOPS.
  • Consigner les enseignements conformément au système de rapport.
  • Intégrer les enseignements tirés de tiers conformément au modèle de planification.

Gestion du personnel : le cas échéant

  • Diriger et motiver l’équipe de gestion de projet.
  • S’assurer que les attentes à l’égard du comportement des membres de l’équipe sont définies.
  • S’assurer que les performances des membres de l’équipe sont évaluées.
  • Identifier les membres très performants et faire part de leurs qualités au directeur du centre d’opérations.
  • Posséder une excellente connaissance des modalités contractuelles du personnel de l’UNOPS (notamment les prestataires individuels (ICA) et les membres du personnel nommé).
  • Procéder à la sélection, au recrutement et à la formation de l’équipe conformément aux plans du (des) projet(s).
  • Agir en tant que chef d’équipe, à moins qu’une ou plusieurs personnes aient été désignées pour remplir ces fonctions.
  • Fournir un appui au(x) projet(s), à moins qu’une personne ou un programme ait été désigné(e) pour remplir ces fonctions.
  • Assurer la sécurité de tous les membres du personnel, conformément aux normes du Département de la sûreté et de la sécurité de l’ONU (UNDSS).

Valeurs et principes fondamentaux :

  • Compréhension et respect des principes de durabilité de l’UNOPS

I. Chercher comment intégrer les principes de durabilité de l’UNOPS dans la gestion quotidienne des projets.

II. Veiller à instaurer l’égalité entre les sexes sur le lieu de travail.

III. Défendre l’aspect ” durabilité » des projets auprès des parties prenantes principales.

  • Compréhension et respect de l’appropriation et des capacités nationales :

i. Comprendre les principes de la Déclaration de Paris sur l’efficacité de l’aide au développement, et les intégrer aux plans du (des) projet(s).

ii. Chercher à recruter localement du personnel qualifié.

iii. Chercher des façons de renforcer les capacités des partenaires locaux.

  • Partenariats et coordination :

i. comprendre le Plan-cadre des Nations Unies pour l’aide au développement (PNUAD), l’UNOPS ainsi que la place du projet au sein du système de l’ONU.

iv. S’efforcer de créer des partenariats solides et à assurer une coordination efficace entre les acteurs du projet concernés (ONU, gouvernements, organisations non gouvernementales, entre autres).

  • Responsabilité eu égard aux résultats et à l’utilisation des ressources

i. Les processus de gestion de projet sont conçus pour assurer le maximum de responsabilité, de transparence et de résultats. Si un projet ou des processus ne respectent pas ces principes, le chef de projet doit en informer l’un de ses supérieurs hiérarchiques.

  • Excellence

i. Contribuer à l’innovation et à l’adaptation des meilleures pratiques en termes de durabilité et de qualité.

Exigences supplémentaires

  • Accompagner le Ministère de la santé et de la population (MSPP), la direction des opérations et des services sanitaires (DOSS) et les directions des quatre(4) institutions (HCR et IHR) dans la mise en place d’équipes techniques nationales responsables des activités de maintenance et des opérations;
  • Diriger le processus de diagnostic des capacités et des besoins en services de maintenances et d’opérations au sein des trois (3) HCR et de l’IHR;
  • Définir, suite au processus de diagnostic, le programme de formation requis, les besoins en outils d’appui aux services de maintenance et d’opération ; les besoins en équipements et/ou tout autre activité à mettre ne place afin d’assurer le bon fonctionnement des services de maintenance des HCR et de l’IHR ;
  • Mettre en place une équipe de techniciens et/ou experts en charge d’assurer la formation, l’encadrement et le suivi des activités des équipes de maintenances nationales des quatre établissements ou assurer l’encadrement des activités d’une firme spécialisé en gestion hospitalière qui aura été mandatée suite à un processus d’appel d’offres à monter et exécuter le programme de formations ;
  • Assurer l’organisation et la méthodologie de travail des) équipes de techniciens et/ou experts de l’UNOPS affectées aux trois (3) HCR et a l’IHR dans le cadre du projet;
  • Définir les besoins en système de planification, suivi et contrôle de la qualité des activités de maintenance (tableau de bord, système informatique (GMAO), etc…)
  • Travailler en étroite collaboration avec les directions administratives des trois (HCR) et les dirigeants de la DOSS dans la préparation des plans annuels d’acquisition et d’approvisionnement en relation aux activités de maintenance et d’opération;
  • Assurer la gestion opérationnelle du projet;
  • Assurer la bonne gestion budgétaire du projet et garantir la bonne utilisation des ressources;
  • Planifier et superviser les différentes étapes de passation de marchés et garantir l’application des règles et procédures de l’UNOPS;
  • Surveiller l’avancement des travaux dudit projet et mettre en place des indicateurs pour analyser les déviations et prendre des mesures correctives si besoin;
  • Contrôler la qualité technique des services rendus par l’équipe de technicien et/ou experts de l’UNOPS auprès du client;
  • Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de support administratif de l’unité santé afin d’optimiser les activités du projet;
  • Représenter l’UNOPS au sein des comités du projet (technique et directeur);

Education/Experience/Language requirements

  • Maîtrise en gestion de projet, en ingénierie ou dans un autre domaine pertinent. L’éducation préférée est dans les domaines de l’ingénierie hospitalière, biomédicale, électromécanique, industrielle, électrique ou mécanique
  • Une combinaison pertinente d’attestations d’études et / ou de certifications de l’industrie et d’expérience pertinente peut être acceptée à la place de la maîtrise.
  • La certification de gestion de projet est un avantage.
  • Un minimum de 5 ans (ou plus selon les diplômes universitaires) d’expérience pertinente dans la gestion et l’entretien des hôpitaux ou des établissements de santé est requis.
  • Une expérience de la gestion d’équipes techniques dans divers secteurs de la maintenance hospitalière (par exemple bâtiments, équipements techniques et / ou biomédicaux) est requise
  • Une expérience en gestion de projet est requise
  • Une expérience dans la gestion / maintenance des hôpitaux de plus de 100 lits sera un atout.
  • L’expérience dans les pays en développement est un atout
  • Excellente maîtrise orale et écrite du français est requise.
  • Maîtrise de l’anglais et/ portugais est un avantage.

How to apply:

Click on the link below:

https://jobs.unops.org/Pages/ViewVacancy/VADetails.aspx?id=14526

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