Haiti: Haiti – Administrateur Pays

By COOPI – Cooperazione Internazionale Organization: COOPI – Cooperazione Internazionale
Country: Haiti
Closing date: 14 Oct 2018

Contexte

COOPI est une organisation non gouvernementale italienne, indépendante et laïque, engagée dans la lutte contre les injustices sociales et la pauvreté dans le Sud du monde et dans la construction d’un futur dans lequel soient garantis pour tous des bonnes conditions de vie, le respect des droits et la parité des opportunités. Depuis 1965, COOPI a réalisé plus de 600 projets de développement et interventions d’urgence dans 50 pays, employant plus de 30.000 opérateurs locaux et assurant un bénéfice direct à plus de 50 millions de personnes. En Afrique, en Amérique Latine, en Asie et dans l’Europe de l’Est, COOPI favorise l’accès à l’eau et le droit à la santé et à l’instruction des communautés les plus pauvres. COOPI assure aussi une assistance immédiate et à long terme aux populations touchées par les guerres ou les catastrophes naturelles.

Le siège central de COOPI est à Milan, Italie, mais pour la réalisation des projets COOPI s’appuie sur un réseau de sièges périphériques (régionaux et nationaux) dans les pays où ses activités sont plus importantes.

COOPI en Haiti

COOPI est présent en Haiti depuis le 2010, suite au tremblement de terre du 12 Janvier qui a frappé la ville de Port au Prince en causant la mort d’environ 300 mille et 300 mille blessés. COOPI a intervenu dans la gestion des camps pour les déplacés ensuite avec des projets dans la réponse à l’urgence et à la préparation aux catastrophes en accompagnement aux institutions concerné comme la Protection Civile. COOPI en Haiti a aussi travaillé dans la culture, un domaine très important en Haïti et dynamique. Dans le sud-est de Haïti COOPI a implémenté des programmes dans la réponse à l’aléa sécheresse avec des résultats remarquables, malgré la difficulté du contexte.

Enjeux du poste

Le/la titulaire du poste sera basé(e) à Port au Prince dans la base/résidence de COOPI. La situation sécuritaire dans la ville est très volatile, soit à cause d’une situation politique instable soit à cause de la présence de banditisme. Par conséquent, les déplacements à pied sont interdits et un contact téléphonique avec la base doit toujours être gardé). Un plan de sécurité est disponible pour chaque base et tous les expatriés en déplacement sont tenus à respecter les dispositions y contenues.

Des déplacements à l’intérieur du Pays sont prévus, dans le cadre de l’activité de monitoring.

Responsabilités

Planification:

  • Préparation, mise à jour et monitorage du Budget Annuel de la coordination (correcte attribution/répartition des couts entre les projets), en collaboration avec le Desk et le Chef de Mission;
  • Support à la finalisation des budgets des projets et leur monitorage régulier, en collaboration avec le Desk, PM et Chef de Mission;
  • Planification des engagements économiques et financiers nécessaires pour la réalisation des activités des projets, en collaboration avec les administrateurs projet, le Desk et le Chef de Mission;
  • Planification des échéances des bilans et rapports à présenter au Bailleurs des fonds et pour les Audits.

Gestion

  • Gestion et Contrôle des Banques/Caisses de la coordination et collecte/archivage des documents relatifs ;
  • Contrôle de la correcte gestion des dépenses de la Coordination ;
  • Préparation et accompagnement des Audit in loco. Support au Siège pour les Audit en Italie;
  • Gestion comptable des biens de propriété de COOPI/projets en collaboration avec la Logistique Pays (gestion inventaire et “CAMELOT”).

Contrôle

  • Contrôle de la performance économique et financière des projets (état d’avancement, prévision des dépenses ) avec une attention particulière au monitorage des dépenses non éligibles à la coordination en collaboration avec le staff du projet.
  • Réconciliation et consolidation financière de la comptabilité des projets (Merlino Coord – Merlino Projet -EST1 -MAGO) avant de l’envoyer au siège ;
  • Finalisation et Contrôle des Rapports Financiers Intermédiaires et Finaux en collaboration avec l’Administration du siège ;
  • Monitorage, en collaboration avec le Chef Mission, des Subventions attendues des Bailleurs des Fonds, en particulier de l’exposition financière de la Fondation.
  • Elaboration et Transmission des données :Transmission périodique des informations et données au siège de Milan (EST 1-2, Subventions locales , Fiche de Monitorage, Clôture du Bilan Annuel, Rapports financiers, Rapports d’Audit, Merlino des projets et Coord.);
  • Transmission au Siège des documents objets des Audit en Italie.

Représentation

  • Gestion des relations et suivi des dossiers en cours, avec les autorités administratives du pays (Inspection du travail, Direction générale des impôts, Direction des Douanes, Banques etc) en collaboration avec le Chef de Mission, ;
  • Suivi des dossiers administratifs et gestion des relations avec les responsables financiers des bureaux décentralisés au Tchad des Bailleurs de fonds en collaborationavec le chef de Mission
  • Gestion et administration du personnel local et expatrié
  • Supervision et gestion du personnel local de la coordination administrative
  • Formation des Administrateurs expatriés et nationaux des bases et des projets, monitorage de leur performance et actualisation périodique des compétences à travers des missions régulières;
  • Support technique aux Chefs de projet et aux administrateurs des bases pour une correcte application des procédures administratives de COOPI et des Bailleurs des Fonds, de la législation du travail et financière du Tchad, du règlement et grille salariale en vigueur
  • Gestion administrative et financière des contrats de collaboration du personnel expatrié non résident en Italie ;
  • Supervision et contrôle des contrats de travail établis, des bulletins de paie du personnel local ;
  • Elaboration et actualisation périodique de la grille salariale et règlement du personnel local.

Profil du Candidat

  • Formation supérieure en Comptabilité /Finance ou équivalent;
  • Expérience de minimum 3 ans dans une fonction similaire, dans le secteur humanitaire ;
  • Capacité de motiver et accompagner des équipes dans un contexte de changement ;
  • Sens de l’organisation ;
  • Excellente maîtrise des logiciels courants pour la comptabilité et bureautique ;
  • Très bonne maîtrise du français indispensable ;
  • Connaissance des Procédures des principaux bailleurs (CE, Echo, Usaid, Agences UN)
  • Maîtrise de la chaine d’approvisionnement ;
  • Bonne capacité de reporting financier et suivi des audits ;
  • Capacité de travail en contexte difficile, sous pression et dans un milieu souvent non confortable ;
  • Respect des valeurs/mission COOPI.

Complement:

  • Précédente expérience avec Coopi est un atout.
  • Connaissance du créole.

How to apply:

https://coopi.org/en/job-position.html?id=3375&view=2

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